CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL MAR, NÚM. 11. ENSENADA, B. C.
GUÍA DE APRENDIZAJE. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.
SECUENCIA DE APRENDIZAJE NÚM. 3.- GUÍA DE CLASE. EVALUACIÓN NÚM. 3.-
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MODULO II.- INTEGRA EL CAPITAL HUMANO A LA ORGANIZACIÓN.-
SUBMODULO II.- CONTRIBUYE A LA INTEGRACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN.-
RESULTADO DE APRENDIZAJE: Lograr que el estudiante conozca y comprenda el proceso de inducción del personal en todas sus etapas y que reconozca su importancia en el éxito de la empresa.
OCUPACIÓN: AUXILIAR DE CONTROL DE PERSONAL.
COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR:
C 2.- Selecciona al personal idóneo para cubrir las vacantes de la organización.
C 4.- Induce al personal de nuevo ingreso a la organización utilizando los manuales.
C 5.- Dirige actividades para motivar al personal y lograr su mejor desempeño en la organización.
C 6.- Supervisa las actividades de los trabajadores en la organización.
DISCIPLINARES BÁSICAS SUGERIDAS.-
C 6.- Analiza con visión emprendedora los factores y elementos fundamentales que intervienen en la productividad y competitividad de una y su relación con el entorno socioeconómico.
CS1.- Identifica el conocimiento social y humanista como una construcción en constante transformación.
COMPETENCIAS GENERICAS SUGERIDAS.-
1.4.- Analiza críticamente los factores que influyen en su toma de decisiones.
5.1.- Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
TÉCNICA DE LECTURA GUIADA: TERCER EVALUACIÓN.
3.3.- SUPERVISIÓN DE PERSONAL.
DEFINICIONES: La Supervisión, según la Etimología significa "mirar desde lo alto", lo cual induce la idea de una visión global. Por otra parte, en su concepto más propio supervisión es un proceso mediante el cual una persona procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras para obtener con ellos resultados que les son comunes. Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores. Supervisar efectivamente requiere, planificar, organizar, dirigir, ejecutar retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características individuales en la persona que cumple esta misión.
SUPERVISIÓN.- La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.
1. Mejorar la productividad de los empleados
2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos
3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5. Monitorear las actitudes de los subordinados
6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales
SUPERVISIÓN.- La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.-
PAPEL DEL SUPERVISOR: No hay labor más importante, difícil y exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que casi cualquier otra clase de trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos del departamento. El individuo sólo puede llegar a ser buen supervisor a. través de una gran dedicación a tan difícil trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas formales de adiestramiento y de la práctica informal del trabajo.
Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos categorías o clases de responsabilidades extremadamente amplias que, en su función real, son simplemente facetas diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los principios de la supervisión y aplicar los métodos o técnicas de la supervisión. Ambas tienen que contribuir a que se logren los objetivos de la organización.-
CONCEPTO DE SUPERVISOR: El término supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa. El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores. El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.
CARACTERÍSTICAS DEL SUPERVISOR
· Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, los costos esperados, los procesos necesarios, etc.
· Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.
· Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.
· Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.
· Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes funciones:
· PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.
· DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores.
· DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad.
· CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.
Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico.
1. ORGANIZACIÓN FORMAL. División del trabajo racional, mediante la diferenciación e integración, de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones.
2. ORGANIZACIÓN INFORMAL. La "organización" que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.
SUPERVISIÓN Y CONTROL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.- Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los hombres, con el objeto de que éstos, en grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que le han sido asignadas. Los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en una organización. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el primer rol, actúan como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar porque no salió bien algo y luego decidir que hacer al respecto.- En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a través del proceso de conversión y luego compara estas observaciones con los estándares de lo esperado. Estos estándares se derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de planeación o puedo ser las mismas metas. En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los supervisores no solo no deben averiguar porque las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, sino también corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados.
La planeación y el control son inseparables: los gemelos siameses de la administración. La acción no planeada no puede controlarse, porque el control requiere mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin planes no tendría sentido, puesto que no se podría saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los estándares de control.- PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN: Cuando se le pregunte sobre lo que, en general, regula las actividades de trabajo, un supervisor consciente contestará: "Los objetivos y principios propios y la realidad de la situación dada." Ninguno de estos factores explica o regula, por sí solo, la acción; todos operan en cualquier situación. Sin embargo, los objetivos tienen que ser la finalidad de la actividad de trabajo y la actividad tienen que emprenderlas los individuos. Así pues, los principios de la supervisión (reglas generales, conceptos, verdades fundamentales, dogmas aceptados) constituyen las guías mediante las que e el supervisor pasa de una situación a la siguiente.-
Tienen una importancia enorme por cuanto gobiernan la acción, es decir, la aplicación u operacionalidad de las técnicas de supervisión. Algunos principios más importantes de la supervisión son:
1. Consideradas funcionalmente, la dirección y supervisión no pueden separarse ni establecerse aparte una de otra. Son funciones coordinadas, complementarias y mutuamente compartidas en el funcionamiento de cualquier organización.
2. La dirección se ocupa de condiciones y operaciones en general; por lo común, la supervisión se ocupa de mejorar un trabajo o labor en particular.
3. La supervisión ha de ser sensible a los cambios, ha de estar impregnada de una actitud experimental y debe dedicarse continuamente a la reevaluación de los objetivos y a evaluar materiales, políticas y métodos.
a. La supervisión deberá respetar la personalidad y las diferencias individuales, y buscará proporcionar oportunidades para la mejor expresión creatividad de cada personalidad.
b. La supervisión deberá proporcionar plenas oportunidades para la formación conjunta de políticas y planes acogiendo gustosamente y utilizando la libre expresión y las aportaciones de todos los interesados.
c. La supervisión deberá estimular la dativa, la confianza en sí mismo responsabilidad de cada persona e desempeño de sus obligaciones.
d. La supervisión deberá basarse en el supuesto de que los trabajadores pueden mejorar. Tendrá que aceptar idiosincrasias, a renuencia a colaborar y el antagonismo como características humanas, exactamente del mismo modo que acepta lo razonable: cooperación y una actividad enérgica. Los últimas son valores positivos; primeros objeciones.
e. La supervisión deberá sustituir la función dirigente por la autoridad, que debe reconocerse como derivada de los hechos propios de la situación. La autoridad personal, si fuere necesaria debe derivarse de la planeación del grupo.
4. La supervisión deberá basarse en la filosofía democrática:
5. La supervisión deberá emplear métodos, actitudes científicas aplicables al trabajo, al trabajador y a los procesos de trabajo.
6. En situaciones en las que no sean aplicables los métodos de la ciencia, la supervisión deberá emplear los procesos de la lógica en el estudio, el mejoramiento la evaluación del trabajo, el trabajador y los procesos trabajo. La supervisión, ya sea mediante métodos científicos o procesos ordenados del pensamiento, deber derivar y utilizar datos y conclusiones que sean más objetivos, precisos; suficiente mejor obtenidos y más sistemáticamente organizados y utilizados que los datos, conclusiones de una opinión descontrolada.
a. La supervisión debe proporcionar oportunidades para ejercitar la originalidad y para fomentar contribuciones singulares de auto expresión creadora. Debe buscar y desarrollar habilidades innatas.
b. La supervisión debe determinar procedimientos y acciones basándose en las necesidades de cada situación.
c. La supervisión debe conformar y manipular expresamente el ambiente de trabajo para que se logren los mejores resultados.
7. La supervisión tiene que ser creativa.
8. La supervisión debe realizarse a través de una serie de actividades orientadas, proyectadas, programadas y ejecutadas en conjunto.
9.- La supervisión debe juzgarse por la economía y la eficacia de los resultado que obtenga. Los supervisores que conocen cabalmente los principios de la supervisión y se guían por ellos son, por lo general, mucho más efectivos y eficientes que los que operan a nivel técnico. El principio fundamental implicado en cualquier situación dada ayudará a la orientación y elección de cualquiera de varias técnicas que pueden ser aplicadas. Los principios también ayudan a evaluar las técnicas, puesto que proporcionan criterios más amplios y fundamentales para juzgarlas. La consideración de principios generales fundamentales tiende a eliminar, de cualquier situación dada, los prejuicios y opiniones personales.-
Esto no equivale a decir que los métodos o técnicas son innecesarios o que carecen de importancia. Nada podría realizarse si se careciera de métodos y técnicas. Estos constituyen el aspecto cambiante y fluctuante de la acción supervisora. Sin embargo, en su origen se encuentran los principios más permanentes y fundamentales que gobiernan el uso de los métodos y las técnicas y que, a la larga, determinan el éxito o el fracaso.
· ESTILO AUTOCRÁTICO: Característico de individuo autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones.
· ESTILO DEMOCRÁTICO: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.
· ESTILO LIBERAL: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.
· LOS INDIVIDUOS HOSTILES: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde positivamente ante el estilo autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.
El trabajador que gusta de formar parte del equipo reacciona muy bien ante el estilo democrático. Encuentra satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo bajo el liderato democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. El hecho de que cooperen no significa necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una razonable dosis de acometividad. Las personas que cooperan, con un mínimo de control, se convierten en las más productivas.-
El estilo liberal solamente da resultado con aquellos individuos que verdaderamente conocen su trabajo. Son estables en su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con situaciones de emergencia. El tipo individualista o introvertido es generalmente más productivo bajo el tipo de liderato liberal.
El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar super-individuos. La mayoría de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor.
A continuación se presenta algunas características personales de los supervisores:
· Energía y buena salud.
· Potencial para el liderazgo.
· Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.
· Conocimiento del trabajo y competencia técnica.
· Capacidad para mantener el ritmo de trabajo.
· Capacidad de enseñanza.
· Habilidad para resolver problemas.
· Dedicación y confiabilidad.
· Actitud positiva hacia la administración.
Obviamente son cualidades excelentes en cualquier persona como también es cierto que es difícil encontrar a quien las reúna todas. Afortunadamente muchos de estos atributos se pueden adquirir o mejorar a través de programas de capacitación y desarrollo para supervisores.
SUPERVISIÓN Y COLABORACIÓN: En primer lugar el supervisor debe expresar primero confianza en que los nuevos empleados van a desempeñarse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos individuos, indicándoles, que la compañía no los hubiera contratado si no creyera que podrían desarrollar las funciones del puesto. En segundo lugar los supervisores necesitan explicar cualquier requerimiento que señale el cargo y este a su vez se le tiene que dar como una especie de explicación con un previo adiestramiento, para que el nuevo empleado que ingrese a la organización no corneta fallas que le pueda costar a la empresa y así poder cumplirá cabalidad los objetivos de la organización.- En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado recién contratado de lo de lo que le gusta y lo que le disgusta, eso debe hacerse recién entrando el nuevo empleado para que en un mañana no exista lo que conocemos como un roce o un mal clima organizacional. Cada supervisor tiene preferencia especificas por uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque eso ínsita malestar entre los mismo compañeros, una desunión total o una rivalidad y eso pondría en peligro la producción de la empresa.
CONCLUSIÓN: Para cualquier persona con responsabilidades de dirigir grupos de individuos dentro de una empresa, el talento en materia técnica y de supervisión indispensable para lograr un mejor desempeño de una organización. Realmente los individuos esperan mucho de sus supervisores, los supervisores también esperan mucho de los componentes de su grupo. Ser pues supervisor con capacidad para satisfacer las necesidades emocionales, sentimentales y materiales de aquellos que lo necesiten son cualidades esenciales en todo liderato. Cuando un individuo se le llama para desarrollar actividades supervisoras, ese solo talento no es suficiente para asegurar el éxito como supervisor. Este también debe poseer habilidad para fijar y lograr objetivos, establecer prioridades y planes de acción, tomar decisiones, organizar las tareas, motivar a sus colaboradores, controlar el curso de las acciones y retroalimentar a su personal. En otras palabras, debe saber manejar los recursos con que se dispone para lograr los objetivos y metas establecidas.
El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa. El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores. El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.
Acciones del Supervisor:
1.- Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, los costos esperados, los procesos necesarios, etc.
2.- Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.
3.- Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.
4.- Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo critico en todo su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.
6.- Habilidad para Dirigir: El supervisor debe ser líder de su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.
Funciones del Supervisor:
De manera muy general, se puede decir que todo supervisor tiene cuatro grandes funciones proyectar, dirigir, controlar y desarrollar.
a).- Proyectar: Significa el programa o planificar el trabajo del día y establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento, sin olvidar su relación con otras dependencias y los procedimientos alternos que deberá usar en casos de emergencia. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo, es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.
b).- Dirigir: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones sean claras, especificas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus trabajadores.- Tendrá que hacer ver a su personal el propósito del trabajo de cada uno de ellos y asignarles tareas que contribuyan a su propio desenvolvimiento. Por otro lado, la elaboración de planes de adiestramiento dirigidos al personal nuevo y antiguo en una responsabilidad ineludible del supervisor. Con ello los llevara a los niveles de eficacia requeridos para el logro de los objetivos planteados.
La ayuda que pueda prestarles a sus colaboradores en la solución de sus soluciones traerá como consecuencia la implementación de una adecuada disciplina, ya que el entendimiento y la cooperación, hacen que las personas observen las normas porque comprende que estas son necesarias y útiles. Generalmente, el descontento proviene de la imposibilidad de manifestarse, cuando no se escuchan las quejas y sugerencias de los empleados tarde o temprano estallara un conflicto violento.
c).- Desarrollar: Esta función impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevara los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivara hacia el trabajo, aumentara la satisfacción laboral, siendo consecuencia de todo esto, un trabajo de alta calidad y productividad.
d).- Controlar: Controlar significa crear conciencia en sus colaboradores para que sean cada uno de ellos losa propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisor implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en qué grado se está obteniendo por el o por las dirección de la empresa. Generalmente deberá tomar acciones conjuntamente con sus colaboradores, con el fin de controlar y corregir las posibilidades desviaciones que se obtengan de acuerdo a lo proyectado en las actividades de sus planes de acción.
Responsabilidades del Supervisor:
Responsabilidad es hacerse cargo o rendir cuentas por ciertos actos determinados.
i).- Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad y autoridad son dos aspectos inseparables de la buena supervisión. La responsabilidad sin la autoridad causa una gran frustración, se proporciona la obligación de hacer algo pero no la habilidad para hacerlo. Por su parte, la autoridad sin responsabilidad no sólo es irreal sino también antisocial.
ii).- Autoridad:
Es el derecho para actuar, mandar o exigir obediencia en virtud del cargo que se desempeña o el poder de actuar por otros.
La autoridad que se requiere para realizar las tareas del supervisor están determinados por las responsabilidades. Desde el momento en que se es responsable de realizar ciertas tareas, se sobreentiende que tiene la autoridad necesaria para realizarla.
Desempeño de las Autoridades como Supervisor
Los 4 recursos aceptables para desempeñar las tareas como supervisor son:
1.- Actuar sin consultar: Con esto se sobreentiende que se ha establecido la autoridad del supervisor con anterioridad. Esta forma de actuar es aplicable a la mayoría de las decisiones que toma un supervisor.
2.- Informar para que otro actué: Este recurso se utiliza cuando el control dela situación esta en manos de otros supervisor, grupo o departamento.
3.- Informar para comunicar algo: Este es el recurso apropiado siempre y cuando se a necesario que la acción a tomar sea determinada o limitada para otra persona.
4.- Actuar una vez que se ha consultado: Este recurso es utilizado por los supervisores cuando se presentan situaciones poco comunes o de importancia peculiar en que la autoridad del supervisor no ha sido definida debido a la particularidad del caso.
Clasificación de las Responsabilidades del supervisor:
Para lograr un mejor desarrollo diarias, se pueden clasificar las “responsabilidades” en tres grupos:
a).- Responsabilidad administrativas;
b).- De instrucción y,
c).- De supervisión.
Responsabilidades administrativas:
Antes de comenzar a tratar cada responsabilidad individualmente en ese grupo, es conveniente nombrarlas primeramente para poderles relacionar mejor:
1.- planear su propio trabajo,
2.- planear las tareas individuales de cada trabajador; y,
3.- preparar informes y mantener récords.
Veamos a continuación cada clasificación en detalle.
1.1.- Planear su propio trabajo: Tanto el planteamiento en si como el tiempo que ha de emplearse depende del individuo y de sus necesidades, la clase de operación que se supervisa, el numero de trabajadores a su cargo, la forma en que su propio supervisor se desempeña, y la naturaleza y extensión de la autoridad que se le ha dado como supervisor.
A continuación se presenta algunos puntos de vista al respecto que le ayudaran al supervisor a la hora de planear su trabajo.
Plan de trabajo: existen ciertas reglas que sirven de guía para planear el trabajo. Estas reglas harán el planteamiento más efectivo.
a).- Planear los trabajos de larga duración además de los de corta duración. El planear los trabajos de larga duración. Las tareas serán más fáciles si se coordina el trabajo de hoy con el de mañana y sucesivamente.
b).- Algunos supervisores se convierten en burócratas. Los trabajadores se percatan fácilmente de esta actitud negativa y sospechan que han hecho algo mal cuando el supervisor por fin se decide a revisar su trabajo.
c).- Siempre que surjan circunstancias especiales que requieran tareas o trabajos poco usuales, el supervisor debe ajustar temporalmente su plan de trabajo de acuerdo a las nuevas circunstancias y hacer los arreglos necesarios para que puedan disponer de tiempo para inspeccionar esas nuevas tareas.
d).- Debe prestarse atención al seleccionar las tareas que se van a delegar, es importante tener esto en cuenta para poder planear correctamente todo el trabajo.
e).- La supervisión es como los condimentos en la comida. Poco, o la cantidad necesaria, pero en el momento oportuno, es todo lo que se requiere.
Cumplimiento de las Responsabilidades:
El supervisor competente debe conocerse exactamente cada una de sus responsabilidades, para poder establecer los objetivos. Afortunadamente hay responsabilidades básicas que se mencionan a continuación, comunes a todos los supervisores:
1.- Planear su propio trabajo;
2.- Planear el trabajo para asignar las tareas individuales de cada trabajador;
3.- Dirigir las operaciones de trabajo;
4.- Preparar informes y mantener records;
5.- Mejorara el rendimiento individual de cada trabajador ( se incluye el entrenamiento en el lugar de trabajo y el desarrollo de actitudes entre los trabajadores);
6.- Mantener el ambiente de trabajo saludable y seguro;
7.- Mantener buenas relaciones personales con los trabajadores;
8.-Ordenar, mantener adecuadamente e inspeccionar las herramientas y materiales de trabajo;
9.- Conocer las reglamentaciones y objetivos de la empresa (se incluye los acuerdos del sindicato u otras organizaciones); y,
10.- Conocer y administrar la política de la empresa en lo que concierne al ambiente de trabajo.
1.- Planear su Propio Trabajo.
Se deben conocer y entender completamente los límites de cada responsabilidad personal. Además, el supervisor debe aprender todo lo relacionado con su trabajo para poder distribuir tiempo de supervisión donde y cuando se le necesite.
2.- Planear el Trabajo para Asignar las Tareas Individuales de cada Trabajador.
Debe hacerse un planteamiento efectivo para cumplir los requerimientos establecidos de calidad del producto. Debe asignarse a cada trabajador la tarea que realice mejor. Tener en cuenta la seguridad, el desarrollo personal, los posibles efectos en otros grupos o departamentos, las posibilidades futuras y la resistencia de cada trabajador al stress físico, emocional y mental.
3.- Dirigir las Operaciones de Trabajo.
Para lograr este punto, es necesario que cada trabajador realice su tarea con la eficacia requerida. Esto implica dar órdenes, instrucciones y sugerencias al mismo tiempo que se brinda asistencia o ayuda personal si fuese necesario.
4.- Preparar Informes y Mantener Records;
Este punto contribuye mucho a crear en el superior inmediato una imagen concreta del supervisor y su trabajo. Todo supervisor debe preocuparse por preparar y mantener correctamente los informes y records de su departamento o sección. Deben mantenerse al día y presentarse los informes en la fecha requerida. La información de estos documentos debe ser correcta, precisa, legible y su significado comprensible.
5.- Mejorara el Rendimiento Individual de cada Trabajador.
Con el cumplimiento de este punto se debe lograr que cada trabajador realice su tarea en forma segura, rápida y de acuerdo a las especificaciones del trabajo. Teniendo en cuenta que el entrenamiento en el lugar de trabajo es parte inherente de una buena supervisión, todo supervisor debe conocer y usar los métodos de entrenamiento adecuados, establecer un programa de entrenamiento para cada trabajador y preparar el material necesario para dicho entrenamiento. Bajo este punto también se incluye el desarrollo de actitudes positivas entre los trabajadores.
6.- Mantener el Ambiente de Trabajo Saludable y Seguro.
El supervisor debe demostrar un interés personal por las condiciones físicas, mentales y emocionales de cada trabajador en su departamento o sección. Debe inculcarles hábitos de prevención de accidentes. Además debe planificar el trabajo para prevenir accidentes e integrar la seguridad con todas las demás operaciones de la planta.
7.- Mantener Buenas Relaciones Personales con los Trabajadores.
Esto significa que el supervisor debe llegar a conocer suficientemente a cada uno de los trabajadores, mantenerlos informados, escuchar sus sugerencias y actuar imparcialmente.
8.-Ordenar, Mantener Adecuadamente e Inspeccionar las Herramientas y Materiales de Trabajo.
Tanto las herramientas como los materiales de trabajo son de importancia vital para poder llevar a cabo las distintas operaciones de trabajo. El supervisor debe planificar adecuadamente la distribución y mantenimiento de herramientas y materiales cerciorándose que siempre se use la herramienta adecuada para cada trabajo particular. Para lograr esto es imprescindible un buen orden y para lograr un buen orden se requieren inspecciones adecuadas.
9.- Conocer las Reglamentaciones y Objetivos de la Empresa.
Indudablemente el supervisor que no sepa los reglamentos de la empresa no podrá hacerlos cumplir. Por ello es de primordial importancia que el supervisor conozca, aprenda y entienda todas las reglamentaciones.
10.- Conocer y Administrar la Política de la Empresa en lo que Concierne al Ambiente de Trabajo.
Las condiciones del ambiente de trabajo es un punto de importancia vital y el supervisor debe estar familiarizado con la política de la empresa así como los métodos administrativos de la misma relacionados con el ambiente de trabajo.
Cualidades Personales Esenciales para el Liderato.
¿Cuáles son los rasgos que los líderes presentan más desarrollados que los individuos del grupo? Aquí están en orden alfabético porque es difícil precisar cuál es su orden de importancia.
Adaptabilidad Inteligencia
Confianza en si mismo Madurez emocional
Educación Presencia
Energía Sociabilidad
Entusiasmo
Modelos de Liderato en el Trabajo:
1.- Modelos Autocrático: Característico de individuo autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones.
2.- Modelo Democrático: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.
3.- Modelo Liberal: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.
Los Individuos Hostiles: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El método autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde positivamente ante el método autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.
El trabajador que gusta de formar parte del equipo reacciona muy bien ante el método democrático. Encuentra satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo bajo el liderato democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el método democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el método democrático. El hecho de que cooperen no significa necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una razonable dosis de acometividad. Las personas que cooperan, con un mínimo de control, se convierten en las más productivas.
El método liberal solamente da resultado con aquellos individuos que verdaderamente conocen su trabajo. Son estables en su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con situaciones de emergencia. El tipo individualista o introvertido es generalmente mas productivo bajo el tipo de liderato liberal.
Pasos en el Proceso de la Toma de Decisiones.
El proceso de tomar una decisión consta de cuatro pasos principales. Aunque para su estudio se tratarán con cierto formalismo, en realidad no son más que las cosas que la experiencia indica que hay que hacer para lograr las mejores decisiones.
He aquí los cuatro pasos del proceso para tomar decisiones. De nuevo se aplica el método científico.
1).- Determinar las alternativas.
2).- Revisar los argumentos y hechos a favor y en contra de cada alternativa:
a).- ¿Cuáles son los hechos, en pro y en contra?
b).- Valorar la verdadera naturaleza de los hechos. ¿Son hechos verdaderos, deducciones o suposiciones?
c).- Indagar: ¿Hay más hechos necesarios y disponibles?
3.- Examinar los argumentos, basándose en la naturaleza de los hechos:
a).- Estimar la probabilidad de que tenga lugar cada alternativa;
b).- Estimar si las soluciones son adecuadas para los objetivos del problema; y,
4.- Hacer la selección (tomar la decisión),
3.- Aplicación de la Disciplina
La falta de disciplina es una de las causas fundamentales de conflicto en una organización. Dada su gran influencia sobre los individuos, la disciplina y la autodisciplina son esenciales para desarrollar una personalidad y la conducta son inseparables; la disciplina engendra una personalidad y una conducta sobresalientes.
La disciplina se ha convertido hoy día en un concepto de gran significado, particularmente en el trabajo. Disciplina es:
1.- Entrenamiento estricto y regular para la obediencia y eficacia.
2.- Sistema de planificar, controlar ordenadamente y dirigir; y,
3.- Castigo y recompensa.
Mandamientos del Supervisor.-
1.- Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y, además, irrecuperable. Se avaro con él.
2.- El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.
3.- La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio.
4.- Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para mostrar este año utilidades espectaculares.
5.- No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo especifico de dirección.
6.- No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.
7-. Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación / información.
8.- Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas líneas, no desperdicie lo cierto por andar t5ras lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser hombre realista.
9.- Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni aun en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.
10.- Todo no ha de ser negocios, no caiga en la unídimensionalidad. Enriquezca su vida en el amor y el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el entusiasmo por otros valores humanos.
Supervisión
La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.
Métodos y Técnicas de Supervisión.
Los métodos de supervisión son aquellos procedimientos más amplios que otorgan un sentido de unidad a la acción supervisora, dado que los mismos, en su aplicación, pueden valerse, en cada caso particular, de la cooperación de todas las técnicas. Las técnicas de supervisión, por su parte, se destinan a casos particulares de la supervisión y pueden, todas ellas, estar integradas en cualquier método.
Métodos de Supervisión
Los principales métodos de supervisión son los siguientes: el método científico, el no-directivo, el de ayuda mutua, el clínico, el de ósmosis y el de investigación activa.
El Método Científico
Concepto
El método científico (Método de supervisión científica) consiste en observar al trabajador en el desempeño de sus funciones para, luego, en una labor individualizada, orientarlo a fin de que supere sus deficiencias y mejore su acción operativa.
Objetivos
Los Objetivos del Método son los siguientes:
a.- Perfeccionamiento del desempeño, mediante el estudio del comportamiento del trabajador en su área laboral, y
b.- Mejor conocimiento de dicho proceso.
Desenvolvimiento del Método.
El método utiliza, casi exclusivamente, la “observación” y la “conferencia” o “contacto individual”.
El desenvolvimiento del método es le siguiente:
a).- Contacto individual del supervisor con el trabajador, a fin de explicarle cómo funciona el método y obtener su consentimiento para observarlo;
b).- Análisis e interpretación de los datos recogidos durante la observación;
c).- A continuación, contacto individual con el trabajador, para exponerle los resultados de la observación y orientarlo, por medio del diálogo amistoso, hacia la superación de los aspectos negativos que se hubieran comprobado;
d).- Luego, nueva observación, para verificar sí el trabajador ha mejorado, o no su desempeño;
La buena aplicación del método científico requiere que el supervisor:
1).- Sepa observar cuidadosamente.
2).- Sepa clasificar el comportamiento del trabajador con rapidez y precisión.
3).- Sepa interpretar adecuadamente los datos recogidos en la observación.
4).- Tenga habilidad para orientar las entrevistas con el trabajador, a fin de ganar su buena voluntad y cooperación.
El Método No-Directivo
Concepto:
El método no-directivo: Consiste en la aplicación de la no directividad en la supervisión, ofreciéndole estimulo y amplias oportunidades para que cada uno de los trabajadores tome conciencia de su desempeño y encuentre, por si solo, los caminos necesarios para el mejoramiento de su actuación. Objetivo: El método no-directivo tiende al perfeccionamiento del proceso, ofreciendo al trabajador oportunidades de tomar más conciencia de sus percepciones, objetivos, necesidades y aspiraciones, lo cual le ayudara a desarrollarse, aumentando su habilidad para analizar, evaluar e interpretar lo que ocurre entorno de él y de su labor, ayudándolo así a hacer su acción mas significativa y eficaz.
Procedimiento:
1.- El trabajador relata al supervisor sus propias dificultades, elaborando el mismo, a continuación, un plan de auto perfeccionamiento.
2.- Basándose en ese plan, el supervisor de la orientación solicitada y observa al trabajador, en los aspectos indicados por él mismo.
3.- Después de las observaciones hechas de la actuación del trabajador, se realiza el contacto individual.
4.- Durante los contactos individuales el supervisor hará, si es necesario, preguntas que induzcan al trabajador a analizar mejor sus propias ideas o a profundizar en ellas.
5.- Es preciso destacar que, siempre, el que toma las decisiones es el propio trabajador.
Para la buena aplicación del método no-directivo es esencial que el supervisor tenga:
6.- Capacidad de empatía, a fin de comprender mejor los puntos de vista del trabajador;
7.- Capacidad de comunicación, a fin de transmitir mejor sus ideas;
8.- Habilidad para llevar al trabajador a comprender mejor la situación en que está ubicada como tal, a fin de que el mismo se orienta hacia el esfuerzo de autoperfeccionamiento, pero dentro de su propia realidad.
El Método de Ayuda Mutua o Interpersonal
Concepto:
El método de ayuda mutua o interpersonal consiste en la labor integrada del supervisor y el trabajador, con miras al perfeccionamiento
Objetivos: Los objetivos que este método persiguen: a).- El perfeccionamiento de los procedimientos de trabajo; b).- El perfeccionamiento, por efecto de la acción mutua, del supervisor y del trabajador.
Procedimiento
1.- Observación de la labor del trabajador.
2.- Reunión con el grupo, a propósito de las observaciones efectuadas;
3.- Una vez que hayan llegado a un acuerdo en cuanto a las deficiencias, se procede a la elaboración de un plan de perfeccionamiento.
4.- Después de un tiempo se realizara una observación, seguida de una nueva contacto o dialogo para discutir y evaluar resultados.
El Método Clínico
Concepto:
El método clínico, en la supervisión, se caracteriza por tener una doble función, que se lleva a cabo junto al trabajador en actividad, por una parte, lo orienta para que supere las deficiencias demostradas y, por otra, lo previene para que no incurra en otros errores.
Objetivo: Este método tiende, por sobre todas las cosas, a realizar una labor preventiva en lo respecto a la actuación del trabajador.
Procedimiento:
El método se aplica a un grupo de trabajadores, mientras se desempeñan en sus funciones, de esta manera disminuyen considerablemente las posibles tensiones que cada trabajador podría presentar si el método le fuere aplicado en forma individual.
El método exige la actuación del supervisor y, si es posible, para hacerlo mas eficiente, de especialistas en las diversas áreas de desempeño, a fin de dar a los trabajadores la orientación necesaria.
Lasa actividades desarrolladas por el supervisor, o por el grupo de especialistas coordinados por él, se desenvuelven en función de las necesidades de los trabajadores, comprobadas con anterioridad por medio de la observación.
El método por Ósmosis
Concepto: El método por ósmosis consiste en promover experiencia laborales con la colaboración de trabajadores voluntarios, con la esperanza de que los demás trabajadores lo emulen.
Objetivos:
a).- Promover la aplicación de métodos y técnicas de trabajo, ya consagrados, pero que no están siendo puestos en práctica.
b).- Promover la aplicación de nuevos procedimientos y evaluar la validez de los mismos.
c).- Influir directamente en los trabajadores, para que renueven su comportamiento, teniendo como mira el mejoramiento del proceso.
Procedimiento: El supervisor planifica la aplicación de acuerdo a la formación de cada trabajador.
El Método de la Investigación Activa
Concepto:
El método de la investigación activa consiste en el estudio, en grupo, de uno varios problemas más o menos complejos, por parte del supervisor y los supervisados, en una serie de reuniones. Por consiguiente, sin interrumpir la labor, procuraran plantear las dificultades halladas en sus tareas con la intención de buscar, por si mismo, los medios y los modos de superarlos. Este es un camino seguro para el perfeccionamiento constante del propio trabajo.
Objetivos:
Los principales objetivos del método de la investigación activa son los siguientes:
l).- El estudio más profundo de problemas o dificultades.
II).- La reunión de personas que se hallan interesadas en los mismos problemas o dificultades.
Procedimiento:
El presente método se desarrolla a través de varias sesiones, una inicial y varias otras de desenvolvimiento.
A la primera, puede dársele el nombre de “sesión de planteo de problemas”.
Las subsiguientes se destinan al estudio, en grupo, de las cuestiones enunciadas en la sesión antes mencionada.
Técnicas de Supervisión
Las técnicas utilizadas e la supervisión, aplicadas en forma independiente o integrada, puede clasificarse como indirectas y directas.
Técnicas Indirectas de Supervisión
Las técnicas indirectas son aquellas que suministran, a la supervisión, datos para estudio, los cuales no son, empero, recogidos directamente de la observación del proceso o del contacto con las personas comprometidas en el mismo, sino que son obtenidos en forma indirecta y, pueden suministrar material de estudio y reflexión.
Las principales técnicas indirectas de supervisión son. El estudio del fichero de “currículo vital” de los trabajadores, el estudio de los planes de trabajo, los horarios y la observación de las relaciones dentro de la empresa.
Esta técnica permite que el supervisor tenga una idea general y particular acerca de las posibilidades del grupo por medio de un censo de los siguientes datos y con referencia a cada trabajador:
a).- Cursos realizados;
b).- Experiencia anterior;
c).- Tiempo de ejercicio;
d).- Edad;
e).- Estado civil;
f).- Si es casado, el número de hijos;
g).- Otras actividades profesionales.
Técnicas Indirectas de Supervisión
i).- Observación del Desempeño del Trabajador.
ii).- Reuniones de trabajadores.
Las Reuniones Convocadas por el Supervisor Pueden Ser:
1.- Reunión informativa, cuando el supervisor comunica una decisión. Hay, así, exposición de lo que se ha recibido, pudiendo los participantes pedir aclaraciones, para comprender mejor lo que se ha comunicado.
2.- Reunión para recolectar opiniones, cuando el supervisor ausculta la opinión de los participantes respecto de una cuestión que debe tratarse. Los datos recogidos serán objeto de estudio por parte del supervisor.
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